Externe relaties — handleiding
In Externe relaties houd je iedereen bij die van buiten met je vereniging te maken heeft: sponsoren, donateurs, vrienden, gastmuzikanten, leveranciers en andere contacten. Per relatie leg je gegevens, categorieën en eventueel een bedrag of instrument vast.
Kort gezegd: het adresboek van je vereniging voor alles buiten de leden — handig voor sponsorbeheer en contactgegevens.
Wie doet wat?
| Rol | Toegang |
|---|---|
| Bestuur | Volledige toegang |
| Relatiebeheer | Volledige toegang (+ relatie-rapporten) |
| Overige rollen | Geen toegang |
Het overzicht
Waar: menu → Externe Relaties
Je ziet alle relaties in een tabel: soort, naam, categorie (met eventueel bedrag), e-mail, IBAN, telefoon, plaats en status. Je zoekt met één veld op naam, contactpersoon, categorie of plaats, en filtert op soort (Bedrijf / Particulier). Met "Reset" wis je de filters.
Een relatie toevoegen
Waar: "Relatie toevoegen" (of "Importeren" voor een hele lijst)
1. Kies de soort: een Bedrijf of een Particulier.
- Bij een bedrijf vul je de bedrijfsnaam en eventueel een contactpersoon in.
- Bij een particulier de voornaam, tussenvoegsel en achternaam.
2. Vink één of meer categorieën aan (Sponsor, Donateur, Vriend, Gastmuzikant, Gastdirigent, Vereniging, Leverancier, Overig).
- Bij Sponsor, Donateur of Vriend verschijnt een bedrag-veld voor de bijdrage.
- Bij Gastmuzikant of Invaller verschijnt een instrument-veld.
3. Vul de contactgegevens in (e-mail, IBAN, telefoon, adres) en eventueel notities.
4. Klik op "Relatie opslaan".
Een relatie bewerken of verwijderen
Klik bij een relatie op "Bewerken". Je past dezelfde velden aan en klikt op "Wijzigingen opslaan". Met "Relatie verwijderen" haal je 'm definitief weg (na een bevestiging).
Een relatie kan meerdere categorieën tegelijk hebben — bijvoorbeeld zowel Sponsor als Vriend, elk met een eigen bedrag.
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| "Ik kan de relaties niet openen." | Externe relaties is alleen voor bestuur en relatiebeheer. |
| "Ik zie geen bedrag-veld." | Dat verschijnt alleen bij de categorieën Sponsor, Donateur of Vriend. |
| "Waar staat het instrument van een gastmuzikant?" | Het instrument-veld verschijnt zodra je de categorie Gastmuzikant of Invaller aanvinkt. |
| "Kan ik veel relaties tegelijk invoeren?" | Ja, gebruik "Importeren" om een lijst in één keer toe te voegen. |
Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.