Ledenadministratie — handleiding
In de Ledenadministratie beheer je alle leden van je vereniging: hun gegevens, lidstatus, instrumenten in bruikleen en jubilea. Het is het centrale ledenbestand waarop de rest van Klankkamer leunt.
Kort gezegd: hier woont je ledenlijst. Een goed gevuld ledenbestand maakt al het andere (aanwezigheid, secties, mailings) een stuk makkelijker.
Wie doet wat?
| Rol | Toegang |
|---|---|
| Bestuur | Volledige toegang |
| Ledenadministratie | Volledige toegang |
| Overige rollen | Geen toegang |
De ledenlijst
Waar: menu → Ledenadministratie
Je ziet alle leden in een tabel met lidnummer, naam, onderdeel (gekleurde badges), status, instrument en de muzikant-koppeling. Je kunt:
- Live zoeken met het zoekveld bovenaan.
- Sorteren door op een kolomkop te klikken.
- Met "Toon oud-leden" ook de vertrokken leden tonen.
- Per lid bewerken (✏️) of op oud-lid zetten (🔒).
Een lid toevoegen
Waar: "Lid toevoegen"
Je kunt een lid handmatig invoeren of een hele lijst importeren (CSV/Excel):
1. Onderaan de pagina staat de upload. Kies je bestand en klik op "Upload & koppel velden".
2. Het systeem herkent veel kolomnamen automatisch; in het mapping-scherm koppel je de rest.
3. Klik op "Importeer leden".
Let op het tussenvoegsel: Klankkamer heeft een aparte kolom voor het tussenvoegsel ("van", "de", "van der", …), los van voor- en achternaam. Zet tussenvoegsels niet bij de achternaam — dan blijven sorteren en de nette naamweergave kloppen.
De status van een lid kan zijn: actief, niet-spelend, rustend, erelid, lid van verdienste, dirigent of oud-lid.
Tip: na een import koppel je leden snel aan muzikant- en gebruikersprofielen via de Koppel-wizard (zie de snelstart voor admins).
Een lid bewerken
Op de bewerkpagina pas je alle gegevens aan: persoonsgegevens, status, contributie, onderdelen, commissies en bestuursfuncties, en het gekoppelde instrument. Je kunt ook extra instrumenten toevoegen.
Bruikleen van instrumenten
Speelt een lid op een instrument van de vereniging? Dan leg je dat hier vast met een bruikleenovereenkomst:
- "Bruikleenovereenkomst ondertekenen" start de overeenkomst (de instrumentbeheerder krijgt automatisch bericht).
- "Overeenkomst beëindigen" sluit 'm af, bijvoorbeeld bij teruggave.
Jubilea & overeenkomsten
- Jubilea toont per jaar welke leden een jubileum vieren (op basis van hun startdatum). De jubileumjaren (bijv. 12,5 / 25 / 40 / 50) zijn instelbaar.
- Overeenkomsten geeft het overzicht van alle bruikleenovereenkomsten en hun status.
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| "Ik kan de ledenadministratie niet openen." | Die is alleen voor bestuur en de rol ledenadministratie. |
| "Een geïmporteerde naam staat raar." | Controleer of het tussenvoegsel in de juiste (aparte) kolom stond. |
| "Een lid kan niet inloggen." | Een lid is nog geen gebruiker. Maak een gebruiker aan via de Koppel-wizard. |
| "Hoe verwijder ik een lid?" | Zet het op oud-lid (🔒) om de historie te bewaren; echt verwijderen doe je zelden. |
Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.