Instrumentbeheer — handleiding
Met Instrumentbeheer houd je het instrumentarium van je vereniging bij: welke instrumenten er zijn, van wie ze zijn, wie ze bespeelt, wanneer ze onderhoud nodig hebben en wat ze financieel nog waard zijn.
Kort gezegd: de inventaris én de boekhouding van je instrumenten op één plek.
Wie doet wat?
| Rol | Toegang |
|---|---|
| Instrumentbeheer (rol administratie instrumenten) | Volledige toegang |
| Admin | Volledige toegang |
| Overige rollen | Geen toegang |
Het overzicht
Waar: menu → Instrumentbeheer
Je ziet alle instrumenten in een tabel met soort, merk, type, eigendom, serienummer, bouwjaar, het gekoppelde lid, de status en notities. Je filtert op soort, eigendom (van de vereniging / eigen instrument) en status. Per instrument kun je het detail bekijken (👁), bewerken (✏️) of verwijderen (🗑).
| Status | Betekenis |
|---|---|
| 🟢 Voorraad | Beschikbaar, niet uitgegeven |
| 🟠 Uitgegeven | In gebruik / uitgeleend aan een lid |
| ⚪ Eigen | Persoonlijk eigendom van een lid |
Een instrument toevoegen of bewerken
Waar: "Instrument toevoegen" (of importeer een lijst via de upload)
1. Kies of het een eigen instrument is of een instrument van de vereniging.
2. Vul de identificatie in: soort, merk, type, serienummer, bouwjaar.
3. Bij een verenigingsinstrument leg je ook de financiële gegevens vast: aanschafprijs, levensduur, afschrijftermijn en restwaarde.
4. Voeg eventueel een notitie toe en klik op "Opslaan".
Een instrument koppel je aan een lid via de dropdown in de lijst ("— koppel lid —") of vanuit het lid zelf in de ledenadministratie.
Bij importeren herkent het systeem ook een bespeler-kolom, zodat instrumenten meteen aan het juiste lid worden gekoppeld.
Onderhoudsplan
Waar: "Onderhoudsplan"
Een matrix van instrumenten tegen periodes, waarin je per instrument het onderhoud plant:
| Type | Kleur |
|---|---|
| Kleine beurt | groen |
| Grote beurt | oranje |
| Revisie | rood |
Per geplande beurt leg je de status (gepland / onderweg / afgerond), de reparateur en een notitie vast. Met een vinkje kun je eigen instrumenten van leden verbergen.
Afschrijving & boekwaarde
Waar: "Afschrijving per instrument"
Voor de verenigingsinstrumenten zie je per instrument de aanschafprijs, de jaarlijkse afschrijving, de huidige boekwaarde en wat er nog af te schrijven valt, met een totaalregel onderaan.
De boekwaarde wordt automatisch berekend uit aanschafprijs, restwaarde en afschrijftermijn. Wil je afwijken, dan kun je een handmatige boekwaarde invullen (die moet wel minstens de restwaarde zijn).
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| "Ik kan instrumentbeheer niet openen." | Het is alleen voor de rol instrumentbeheer en admins. |
| "Waarom heeft een eigen instrument geen boekwaarde?" | Afschrijving geldt alleen voor instrumenten van de vereniging. |
| "Hoe koppel ik een instrument aan een lid?" | Via de dropdown in de lijst, of vanuit het lid in de ledenadministratie. |
| "Wanneer krijgt de instrumentbeheerder bericht?" | Onder andere als er een bruikleenovereenkomst wordt ondertekend. |
Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.